Multidisziplinärer Geschäftspartner

Eines der größten Beratungsunternehmen in Polen und eines der führenden Netzwerke von Beratern und Unternehmensberatern in der Welt begann seine Tätigkeit mit Wirtschaftsberatungs- und Wirtschaftsprüfungsdiensten. Heute ist PKF als multidisziplinärer Geschäftspartner unter anderem auf strategisches Outsourcing spezialisiert.

Zum Beispiel die Buchhaltung, das Personalwesen und die Lohnbuchhaltung im Namen und im Sinne des Kunden zu führen, bietet alleine auf sich gestellt in vielen Fällen keinen ausreichenden Mehrwert mehr. Der wirkliche Mehrwert ist die Kombination von Wissen aus vielen Bereichen der Tätigkeit des Partners, d. h. Rechnungswesen, Personalwesen und Lohnbuchhaltung, im Bereich Recht und Steuern, Controlling und Arbeitnehmerbelange. Der Wert für den Mandanten ist das Zusammentreffen von Wissen aus vielen Bereichen mit dem aktuell geltenden Gesetz, den Realitäten des Marktes und der Branche, in der er tätig ist. Unser Ziel ist es, den Partner laufend in seiner operativen Tätigkeit zu unterstützen und ihn bei strategischen Entscheidungen aktiv zu beraten. Wir bewerten und melden ihm auch Probleme, die sich auf seine Geschäfte und Entscheidungen auswirken können. Wir informieren über Chancen und Risikoarten. Die Praxis solcher Aktivitäten wird durch die folgenden Beispiele gut illustriert.

Umgesetzte Lösungen

Erster Kunde. Ein junges Dienstleistungsunternehmen, das in rasantem Tempo gewachsen ist. Seine internen Prozesse hielten mit der Entwicklung nicht Schritt. Der Vorstand benötigte Unterstützung bei der Gestaltung und Abbildung interner Prozesse, um endlich die notwendigen Steuerungs- und Controlling daten zu erhalten.

PKF begann die Zusammenarbeit mit der Analyse von Prozessen, Verfahren und Systemen beim Kunden. Auf Basis eines internen Audits und Gesprächen mit dem Vorstand identifizierten PKF-Experten den Informationsbedarf, den die Führungskräfte erhalten sollten, um das Unternehmen effektiv zu führen. Sie identifizierten Schwachstellen und Engpässe in Prozessen, die die Arbeit in der Organisation erschwerten. Dann empfahlen sie Änderungen und passten in der Umsetzungsphase die Abrechnungsprozesse an, die ein Controlling in allen Bereichen und Kostenstellen ermöglichten. Sie bereiteten verschiedene Vorlagen für Managementberichte für Manager einzelner Zellen vor, damit jeder von ihnen die Informationen erhielt, die er für seine Verwaltung benötigte.

Um die Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen, basierten die Aktivitäten auf der proprietären PKF Agility-Plattform, die Mitarbeiterprozesse, Arbeitszeiterfassungen und den elektronischen Dokumentenumlauf unterstützt. Der Kunde übergab PKF auch die Führung der Buchhaltung, der Personal- und Lohnbuchhaltung sowie des Management-Reporting. Die Gesellschaft bedient sich auch der Rechts-, Steuer- und Unternehmensberatung. Insgesamt erhielt der Kunde ein Paket von Dienstleistungen, dank denen er die Arbeitsintensität erheblich reduziert, die Kommunikation in der Organisation verbessert und die meisten Prozesse automatisiert hat. Dadurch kann sich das Management auf das Kerngeschäft und die Entwicklung konzentrieren.

Zweiter Kunde. Ein produzierendes Unternehmen aus einem Kapitalkonzern entschied sich für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung, weil sie sensible Lohn- und Personaldaten sicher verwahren wollten.

PKF-Experten begannen ihre Arbeit mit einer Analyse des Lohnbuchhaltungssystems und der im Unternehmen geltenden Vorschriften. Dann empfahlen sie Vereinfachungen bei der Vergütungsberechnung und internen Regelungen. Nach Annahme der Änderungen erstellte PKF einen Zeitplan für die Übernahme des gesamten Prozesses. Die effiziente Umsetzung ermutigte die Geschäftsführung, die Zusammenarbeit auch auf HR-Dienstleistungen auszudehnen.

Weitere Bedürfnisse des Mandanten betrafen Rechts- und Steuerberatung, Analyse der Lohnkosten, Simulation und Prognose der Lohnkosten für die kommenden Jahre. Daher unterstützt PKF das Unternehmen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen und bereitet laufend die notwendigen Managementdaten auf.

Die Zusammenarbeit führte zur Unterzeichnung eines Vertrags über die Erbringung einer ähnlichen Dienstleistung für ein anderes Unternehmen aus der Kapitalgruppe, in der etwa 550 Mitarbeiter beschäftigt sind.

Dritter Kunde. Ein sich dynamisch entwickelndes Unternehmen aus dem Transportsektor, das zu einer ausländischen Kapitalgruppe gehört. Interne organisatorische Veränderungen führten zu einer Destabilisierung der Buchhaltung. Der Vorstand benötigte dringend Unterstützung bei der Rechnungslegung und Überwachung der Buchführung. Die Probleme des Kunden begannen, als die Entscheidung getroffen wurde, ein neues Buchhaltungssystem einzuführen. Das Chaos vertiefte sich nach dem Abgang des Abteilungsleiters in der Buchhaltung. Dem Unternehmen war es nicht mehr möglich, die laufende Buchhaltung zu bewältigen, welches sich erheblich auf die operative Tätigkeit und die Zusammenarbeit mit strategischen Lieferanten auswirkte.

Zunächst stabilisierte PKF die aktuelle Situation, dann unterstützte PKF das Team des Mandanten inhaltlich und fachlich im buchhalterischen Prozess zum Abschluss des Geschäftsjahres. Es gab Monate, in denen mehrere PKF-Mitarbeiter in der Firmenzentrale mitarbeiteten. Als der Kunde bereit war, unterstützte ihn PKF bei der Übertragung eines vollständigen Satzes an Prozessen in seine internen Zellen. Die Zusammenarbeit beider Parteien dauert noch an und betrifft Rechts-, Steuer- und Finanzberatung.

Vierter Kunde. Das neu gegründete Unternehmen forderte Buchhaltung sowie Personal- und Gehaltsabrechnungen an, da es schwierig war, hochqualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren.

Aufgrund der Besonderheit und der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, sollte der Service schließlich in das Share Services Center der Kapitalgruppe überführt werden. Die Aufgabe von PKF bestand darin, das Unternehmen auf die Übernahme der Prozesse durch das Share Services Center vorzubereiten.

Die Entwicklung des jungen Unternehmens verlief sehr dynamisch, wodurch nach zweijähriger Zusammenarbeit die Beschäftigung um 200 Personen anstiegen war. Das Unternehmen war geprägt von ungewöhnlichen Transaktionen und komplexen Abwicklungsmethoden innerhalb der Unternehmensgruppe. Ein wichtiges Element der Zusammenarbeit war die fortlaufende Analyse der meisten Verträge durch PKF, um sie ordnungsgemäß in die Buchhaltung und die Steuerbücher aufzunehmen. Sowohl der dem Projekt zugeordnete Betreuer als auch das Team verfügten über umfangreiche inhaltliche Kompetenzen nicht nur im Bereich Rechnungswesen, sondern auch im Bereich Recht und Steuern. Ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit war die Konzeption und Erstellung von Analysen und Berichten. Nach vier Jahren war das Unternehmen bereit, diese Dienstleistungen in das Share Services Center zu überführen und wurde dabei tatkräftig von PKF-Experten unterstützt. Für diesen Mandanten erbringen wir derzeit Rechts- und Steuerberatung sowie betriebswirtschaftliche und buchhalterische Beratung.

Der fünfte Kunde. Ein Unternehmen das zu einer großen ausländischen Kapitalgruppe aus der Bekleidungsindustrie gehört, mit einem ausgedehnten Einzelhandelsnetz in Polen. Das Unternehmen brauchte eine professionelle Steuerberatung.

Alle Unternehmen dieser Gruppe arbeiten in einem Modell, in dem die Bilanzierung und Berichterstattung intern durchgeführt und die Steuerbuchhaltung an externe Partner ausgelagert wird. PKF bot Steueraufsichtsdienste an, die aus der Durchführung von CIT- und Mehrwertsteuerabrechnungen, der Abwicklung von Steuerprüfungen und der Erstellung von Berichten bestehen, die nach polnischen Vorschriften erforderlich sind. Die Rechnungsbücher werden auf der Software des Kunden geführt, die nicht an die Anforderungen der in Polen geltenden Steuervorschriften angepasst ist.

Aufgrund der Besonderheit und des großen Umfangs der Geschäfte sowie der komplizierten konzerninternen Abrechnungen erforderte unsere Zusammenarbeit große Kompetenzen unsererseits. In dieser Situation hat PKF dem Mandanten ein erfahrenes Team zur Seite gestellt, dass die Fragen der Mitarbeiter zur steuerlichen Bilanzierung beantwortet. Unsere Experten beraten das Unternehmen auch bei der Beurteilung der steuerlichen Folgen geplanter Transaktionen.

Grażyna Sadowska-Malczewska
Geschäftsführende Gesellschafterin von PKF BPO Sadowska-Malczewska