Die Kriterien für die Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens, z.B. der Preis und was noch?

Artikel von einem Experten PKF BPO Sadowska-Malczewska (Karolina Koszyk - Vertriebsprojektmanager) 

Wir beobachten seit langem eine verstärkte Aktivität von Unternehmen, die Outsourcing-Dienstleistungen auf dem Markt anbieten. Neue Unternehmen werden gegründet und die bestehenden investieren in Werbung, wodurch sie das Portfolio ihrer Kunden erweitern. Diese Verhaltensweisen sind eine Reaktion auf die Bedürfnisse polnischer Unternehmer, die sich immer häufiger dazu entschließen, einige ihrer Aufgaben außerhalb des Unternehmens zu delegieren.

Welche Dienstleistungen kann ein Unternehmer auslagern?

Der Umfang dieser Art von Dienstleistungen ist sehr breit und reicht von Reinigungsdienstleistungen, Transport, Marketing über Schulungen und Logistik bis hin zu Rechts-, Buchhaltungs-, Personal- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen. Erwähnenswert ist auch, warum sich Unternehmen für eine Auslagerung entscheiden. Durch die Zusammenarbeit mit Outsourcing-Unternehmen können sich Unternehmer auf die Durchführung ihrer operativen Kernaktivitäten konzentrieren, die dem Unternehmen einen echten Mehrwert und Gewinn bringen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Outsourcing die Effizienz erhöht und sich positiv auf die Rentabilität des Unternehmens auswirkt.

Unabhängig davon, um welche Art von Dienstleistungen es sich handelt, sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Geschäftspartners auf einige wichtige Punkte achten.

Analyse der Situation im Unternehmen

In erster Linie ist es gut, eine interne Analyse durchzuführen und darüber nachzudenken, was Ihr Unternehmen wirklich braucht und ob Outsourcing eine gute Lösung ist. Das ist nicht immer der Fall. Manchmal können wir nach der ersten Analyse zu dem Schluss kommen, dass es momentan ausreicht, einige Änderungen innerhalb der Organisation vorzunehmen, die uns die erwarteten Ergebnisse liefern. Bevor Sie mit der Suche außerhalb der Organisation beginnen, empfehle ich, eine solche interne Analyse durchzuführen, damit sich später nicht herausstellt, dass sich unsere Erwartungen mit der Realität nicht übereinstimmen. Bei der Durchführung einer solchen Analyse sollte man sich nicht nur auf die Aufgaben und Auswirkungen konzentrieren, die wir erwarten, sondern auch auf die Kosten, die uns bei der Durchführung bestimmter Aktivitäten entstehen. Wie Sie wahrscheinlich wissen, sollten wir bei der Schätzung der Kosten neben den Standardkosten, die direkt mit einer bestimmten Abteilung oder bestimmten Aktivitäten zusammenhängen, zusätzliche Kosten berücksichtigen, z. B. die Kosten für Büroflächen für Personen, die die jeweiligen Aktivitäten ausführen, die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Kosten für die Einführung eines neuen Mitarbeiters in die Aufgaben. Wir sollten uns auch an die Zeitkosten erinnern, die wir für die Bereitstellung von Informationen für das Outsourcing-Unternehmen aufwenden.

Welche Wahl haben wir?

Nach Durchführung der Analyse lohnt es sich, Marktforschungen anzustellen und die Unternehmen kennenzulernen, die unser Interesse geweckt haben. Persönlich empfehle ich Ihnen, sich an Ihre Bekannten zu wenden und eine Empfehlung für ein Outsourcing-Unternehmen einzuholen. Es lohnt sich, von Menschen zu lernen, die sich bereits für ein Outsourcing-Unternehmen entschieden haben. Warum? Da diese Personen bereits den gesamten Prozess der Auswahl eines Outsourcing Unternehmens durchlaufen haben, haben sie manchmal auch bereits zwischen solchen Unternehmen gewechselt und wissen vor allem, worauf besondere Aufmerksamkeit zu achten ist. Solche Leute wissen, wie man einen Kommunikationsweg zwischen dem Unternehmen und dem Outsourcing Unternehmens schafft.

Es lohnt sich, das Wissen und die Erfahrung anderer zu nutzen, denn so können wir nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern auch Geld. Wir sollten uns daran erinnern, dass der Erfolg unseres Unternehmens nicht nur von unserem Handeln abhängt, sondern auch von der Auswahl zuverlässiger Auftragnehmer für die Zusammenarbeit.

Im Folgenden stelle ich eine kurze Liste der wichtigsten Punkte vor, die bei der Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens berücksichtigt werden sollten.

Passende Bedürfnisse und Anforderungen

Der wichtigste Aspekt bei der Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens ist die Anpassung an unsere Bedürfnisse und Anforderungen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, sollten Sie sich nicht an große Outsourcing Unternehmen wenden, da sowohl die Kosten als auch der Leistungsumfang definitiv nicht Ihren Anforderungen entsprechen und umgekehrt. Beachten Sie, dass niedrige Kosten nicht immer mit qualitativ hochwertigen Dienstleistungen einhergehen. Es lohnt sich, die Meinungen über das Unternehmen zu überprüfen und entsprechende Referenzen zu überprüfen, bevor aktuelle Kunden des Unternehmens kontaktiert werden, um Informationen aus erster Hand zu erhalten.

Wenn ein potenzieller Auftragnehmer Dienstleistungen auf hohem Niveau erbringt, ist es möglich, dass er uns ermutigt, die Empfehlung zu überprüfen. Es ist auch eine gute Praxis, das Unternehmen in den Schuldnerregistern zu überprüfen, damit wir sicher sein können, dass wir planen, ohne finanzielle Probleme mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Kommunikation, gemeinsame Sprache und gegenseitiges Verständnis

Wenn es uns gelingt, einige Unternehmen auszuwählen, die unser Interesse geweckt haben, lohnt es sich, sich mit ihren Vertretern zu treffen. Persönlich glaube ich, dass dies der effektivste Weg ist, um die Bedürfnisse und Prinzipien der Zusammenarbeit zu definieren. Aufgrund der Einschränkungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus ist derzeit eine Telefonkonferenz der beste und einfachste Weg.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass wir uns mit dem potenziellen Geschäftspartner möglichst gut verstehen, damit wir mögliche Missverständnisse zu einem späteren Zeitpunkt vermeiden können. Ein wichtiger Aspekt ist auch, den Umfang der Aktivitäten und die erwarteten Ergebnisse vor dem Treffen nieder zu schreiben. Dadurch sparen wir nicht nur Zeit und Geld, sondern helfen dem Outsourcing-Unternehmen auch, ein auf uns zugeschnittenes Angebot zu erstellen.

Denken Sie daran, dass wir durch die Angabe nur rudimentärer Informationen in der Anfrage oft auf überhöhte Angebote stoßen können. Dies ist darauf zurückzuführen, dass das Outsourcing-Unternehmen bei der Preisgestaltung eines solchen Angebots nicht alle Aktivitäten und Aufgaben genau vorhersagen kann und daher einen zusätzlichen Betrag schätzt, der dieses Risiko abdeckt.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass zu diesem Zeitpunkt die Verfügbarkeit des Projektkoordinators / -betreuers hergestellt wird, um einen reibungslosen Kontakt zwischen den Unternehmen zu ermöglichen. Leider ist es üblich, dass Unternehmen ihre Zusammenarbeit nicht aufgrund der Servicequalität oder des Preises beenden, sondern aufgrund einer schlechten Kommunikation zwischen den beiden Unternehmen. Es lohnt sich daher zu fragen, ob es in einem solchen Fall möglich ist, den uns zugewiesenen Projektkoordinator / Supervisor zu ändern oder was getan werden kann, um diesen Kontakt zu verbessern.

Multidisziplinarität und umfassender Service

Es ist sehr wichtig zu beachten, ob das Unternehmen ständig mit allen Änderungen der Gesetze und Steuern vertraut ist. Denn dank dessen können sie in rechtlichen und steuerlichen Angelegenheiten angemessen unterstützten und beraten. Sie informieren uns beispielsweise auch über die Einrichtungen, die wir nutzen können. Die Vielzahl von Änderungen der Vorschriften und formalen Anforderungen kann nicht nur Unternehmer, sondern auch den Buchhalter selbst überwältigen. Es lohnt sich daher darauf zu achten, wie viele Mitarbeiter die Buchhaltung beschäftigt, ob sie mit Steuerberatern oder Anwälten zusammenarbeiten. Es ist unmöglich, dass eine Person ein Experte für alles ist. Wenn wir ein Outsourcing Unternehmen wählen, der Mitarbeiter mit einem breiten Spektrum an Kompetenzen zur Verfügung hat, werden wir mit größerer Wahrscheinlichkeit rechtzeitig über die wichtigsten Gesetzesänderungen und die Fristen informiert, die wir einhalten müssen.

Zweifellos ist es eine große Hilfe, ein Outsourcing Unternehmen für mehrere Bereiche und Dienstleistungen zu haben. Auch wenn wir derzeit beispielsweise nicht an unserer Buchhaltung interessiert sind, die sich sowohl mit Buchhaltung als auch mit Personal- und Gehaltsfragen befasst, lohnt es sich, eine solche Chance für die Zukunft zu sichern. Es wird sicherlich von Vorteil sein, Experten in den Bereichen Finanzen, Rechts- und Steuerberatung, Controlling und Managementberichterstattung zu haben. Ein breites Spektrum an Kompetenzen bei einem Auftragnehmer beschleunigt die Unterstützung (weil sie uns bereits kennen), verkürzt das Engagement unserer Mitarbeiter (zum Beispiel aufgrund der Tatsache, dass wir nicht mit verschiedenen Lieferanten Kontakt aufnehmen müssen) und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Outsourcing Unternehmen Bedrohungen erkennt und die Chancen, die sich in unserem Geschäft ergeben können.

Moderne Systeme und Technologien

Die Welt ist in Bewegung und die fortschreitende Coronavirus-Pandemie hat die Digitalisierung und Automatisierung beschleunigt, was die Funktionsweise vieler Prozesse in Unternehmen weiter verändern wird. Es lohnt sich zu fragen, ob das Unternehmen auch moderne Lösungen anbietet, die z.B. für die elektronische Verbreitung von Dokumenten und Mitarbeiterangelegenheiten, die wiederum die Verbreitung von Dokumenten verbessern (Workflow Management). Der Zugang zu Systemen und Plattformen für Mitarbeiter, auf denen Mitarbeiter Informationen zu ihrer Beschäftigung erhalten können, z.B. in denen Daten, Verträge oder Gehaltsabrechnungen zu ersehen sind werden immer beliebter. Berichtssysteme, auf die die Führungskräfte Zugriff haben (Management Desks), sind manchmal nützlich - dank derer sie jederzeit Finanz- oder Mitarbeiterdaten abrufen können. Bei der Auswahl von Unternehmen, die Buchhaltungs-, Personal- und Gehaltsabrechnungsdienste anbieten, sollten Finanz- und Buchhaltungsprogramme sowie von einem bestimmten Unternehmen angebotene Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme berücksichtigt werden. Ein nicht übereinstimmendes Buchhaltungssystem kann zusätzlich die Kosten erhöhen oder die Wartezeit für Finanzdaten verlängern.

Systeme, die beispielsweise die Überprüfung aktiver Mehrwertsteuerzahler und die „Weiße Liste“ der Steuerzahler erleichtern, können nützliche Werkzeuge sein. Die Implementierung solcher Systeme gewährleistet nicht nur die Sicherheit unserer Steuerabrechnungen, sondern spart Zeit für uns und den Buchhalter. Dank automatisierter Prozesse wird die Arbeit unseres Auftragnehmers viel sicherer und effektiver.

Formale und rechtliche Aspekte

Wir haben bereits Empfehlungen, Prozesse und Systeme betrachtet, aber das ist noch nicht alles ... Lassen Sie uns prüfen, ob das Unternehmen über die erforderlichen Berechtigungen zur Erbringung der von ihm angebotenen Dienstleistungen verfügt und ob und in welcher Höhe das Unternehmen über eine Haftpflichtversicherung verfügt. Es kommt vor, dass Buchhalter Fehler machen. Wir sind alle nur Menschen. Es ist wichtig, dass die Buchhaltung die Verantwortung für den gemachten Fehler übernimmt. Da wir wissen, dass das Büro über eine Versicherung verfügt, deren Summe ausreichend hoch ist, haben wir eine viel größere Wahrscheinlichkeit, dass es in dem Fall eines Fehlers die Folgen seines Fehlers abdeckt und den Fehler entsprechend korrigiert.

Es ist auch gut, die Daten in den Vertrag aufzunehmen, die während der Dauer der erbrachten Dienstleistungen gelten. Solche Bestimmungen können möglichen Vertragsstrafen oder Zahlungsaussetzungen unterliegen. Aus Sicht des Auftraggebers sollte auch darauf geachtet werden, die Verpflichtungen, die in den Geltungsbereich des Grundpreises fallen und solche die als zusätzliche Dienstleistung eingestuft werden, im Detail festzulegen. Oft verwenden Outsourcing-Unternehmen den Trick eines niedrigen Grundpreises, um später viele Aufgaben auf extra bezahlte Dienste zu übertragen, wodurch sich der ursprüngliche Preis tatsächlich vollständig ändert. Plötzlich stellt sich heraus, dass das Unternehmen, das uns auf den ersten Blick am günstigsten erschien, zu einem der teuersten wird.

Schließlich empfehle ich zu prüfen, ob das betreffende Unternehmen ein aktiver Mehrwertsteuerzahler ist, da die Ämter bereits damit begonnen haben, die Erstattung falsch abgezogener Steuern durchzusetzen (es ist zu beachten, dass das häufig überprüfte Unternehmen nicht weiß, dass es aus einem solchen Register entfernt wurde).

Die Wahl eines Buchhaltungsbüros oder eines Outsourcing Unternehmens mag recht kompliziert erscheinen, aber das ist das ganze wert, da es in der Regel eine langjährige Zusammenarbeit ist und die Schaffung einer transparenten Kommunikation und klarer Erwartungen, die im Vertrag enthalten sind, die künftige Zusammenarbeit für beide Vertragsparteien sicherlich erleichtern wird.

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